Al Azhar adalah institusi atau lembaga Dakwah dan Sosial, dibentuk/didirikan pada tahun 1952. Sebagai institusi atau lembaga yang telah lama berdiri, sudah barang tentu keberadaan dan kejuangan Al Azhar telah dikenal luas oleh masyarakat, dan kaya akan pengalaman serta prestasi yang berhasil diwujudkan dalam ikut serta memajukan umat.
Sekarang ini tidak kurang dari 200 sekolah Islam Al Azhar mulai dari jenjang pendidikan TK, SD, SMP dan SMA didirikan dan tersebar keberadaannya di hampir seluruh wilayah Negara Republik Indonesia dan bahkan telah pula mendirikan perguruan Tinggi dengan nama Universitas Al Azhar.
Dalam bidang sosial kemanusiaan, kegiatan pengembangan dan pengabdian terhadap masyarakat khususnya yang terkena musibah dan masyarakat tidak mampu telah pula dilaksanakan oleh Al Azhar melalui LAZ APU (lembaga yang dibentuk khusus untuk mengelola kegiatan kemanusiaan) di hampir semua wilayah Negara Republik Indonesia.
Demikian halnya dengan kegiatan-kegiatan keagamaan dan peribatan yang direncanakan dan dikelola pelaksanaanya di masjid Agung Al Azhar dan masjid-masjid Al Azhar yang dibentuk kemudian kian hari juga mengalami peningkatan jumlah dan kualitasnya.
Tata kelola kelembagaan dan kegiatan yang dilaksanakan secara professional oleh segenap warga Al Azhar telah menjadikan Al Azhar sebagai wahana mewujudkan Izzul Islam wal Muslimin di Indonesia selalu berada di depan dan menjadi rujukan oleh lembaga-lembaga sejenis dalam mengelola organisasi dan kegiatannya.
Seiring dengan perjalanan waktu dan ragam kegiatan pengadian yang telah dilakukan oleh YPI Al Azhar dengan berbagai kendala dan permasalahan yang dihadapinya, sudah barang tentu tidak sedikit prestasi dan pengalaman yang diperoleh Al Azhar.
Namun sayangnya, tidak semua pengalaman sebagaimana dimaksud dapat didokumentasikan secara baik dan kelak pada saatnya dijadikan sebagai pengalaman dan pelajaran berharga bagi pelanjut kegiatan Al Azhar dan siapa saja yang membutuhkan. Tidak sedikit pengalaman berharga tersebut pada akhirnya berlalu (hilang) bersamaan dengan berlalu (wafatnya) orang dan tokoh yang mengalaminya.
Kondisi yang demikian itu sungguh sangat disayangkan dan perlu segera dicarikan pemecahan agar tidak terus terulang. Dari berbagai diskusi yang telah dilakukan, diperoleh kesimpulan bahwa salah satu cara yang dapat dilakukan untuk dapatnya mengabadikan pengalaman berharga sebagai dimaksud adalah dengan membentuk dan mengembangkan system yang secara umum dikenal sebagai Knowledge Management.
Melalui pembuatan dan pengembangan knowledge management system sebagaimana dimaksud, semua pengalaman tentang tata kelola kelembagaan dan kegiatan yang dilakukan oleh lembaga akan dapat disimpan, dikelola dan dipelajari setiap saat diperlukan oleh siapa saja dan dimana serta kapan saja.
Dengan demikian, KMS sangat penting untuk diimplementasikan di Yayasan karena dapat membawa keuntungan, yaitu; meningkatkan pengetahuan dari karyawan secara akurat karena berasal dari satu sumber KMS yang sama, mempercepat proses kerja karena lebih cepat memperoleh pengetahuan, dan mempermudah penyebaran pengetahuan.
B. Tujuan Mengembangkan KMS YPI Al Azhar
Tujuan dari pembentukan dan pengembangan Knowledge Management System Bagi YPI Al Azhar antara lain adalah:
Mendokumentasikan pengetahuan keluarga besar khususnya pegawai di lingkungan YPI Al azhar
Mengorganisasikan pengetahuan warga khususnya pegawai di lingkungan YPI Al Azhar agar dicari dan dibaca untuk dipelajari dan dikembangkan.
Menyiapkan rujukan dan referensi pengalaman untuk dijadikan bahan dalam melakukan pengalaman baru dan pengembangan YPI Al Azhar.
C.Manfaat Knowledge Management System YPI Al Azhar
Adapun manfaat dari pembentukan dan pengembangan Knowledge Management System bagi YPI Al Azhar antara lain adalah:
Membantu percepatan dalam pengambilan keputusan.Dengan adanya bahan pertimbangan yang lengkap yang ada dan disiapkan melalui KMS, maka diharapkan pengambilak keputusan dan kebijakan terkait dengan tata kelola kelembagaan dan ragam kegiatan organisasi akan dapat dengan cepat dilaksanakan
Meningkatkan layanan pada pelanggan.Dengan melalui KMS, pelayanan yang terbaik kepada pelanggan khususnya berkenaan dengan sajian informasi terkait dengan tata kelola kelebgaan dan kegiatan organisasi akan menjadi makin mudah, cepat dan akurat.
Meningkatkan efisiensi pada proses dan cara kerja.Dengan menerapkan cara yang efisien dalam proses dan cara kerja, maka tercipta hasil kerja yang lebih baik. Kalau seringkali mengadakan evaluasi pada kinerja organisasi tersebut, setiap individu bisa bekerja lebih cerdas. Terutama bisa memanfaatkan segala sumber daya yang telah telah tersedia dari masa ke masa.
Menghemat kebutuhan biaya dan waktu.Karena telah tersedia sumber pengetahuan yang memadai dan terstruktur dengan bagus, dengan demikian organisasi akan lebih mudah dalam menerapkan pengetahuan itu guna perbaikan berbagai konteks. Dengan demikian sebuah organisasi bisa mendapatkan penghematan atas biaya dan waktu yang dibutuhkan.
Meningkatkan aset pengetahuan.Adanya sumber pengetahuan bisa menambah kemudahan bagi semua karyawan agar bisa memanfaatkannya. Dengan begitu sumber pengetahuan itu bisa meningkat pemanfaatannya. Sehingga bisa mendukung proses kreatifitas dan juga mengembangkan berbagai inovasi. Seluruh karyawan diharapkan dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini bisa meningkatkan kompetensinya.
Meningkatkan kemampuan beradaptasi.Dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini, maka setiap orang dalam sebuah organisasi akan lebih mudah dalam melakukan adaptasi. Terutama atas segala kejadian yang bisa mengakibatkan perubahan tertentu pada lingkungan bisnis.
Meningkatkan produktifitas karyawan.Pengetahuan yang telah tersedia bisa dimanfaatkan secara berulang guna mengembangkan proses produksi atau mengembangkan produk Yayasan. Dengan demikian tingkat produktifitas sebuah organisasi akan senantiasa meningkat
YPI Al Azhar melalui kantor Direktorat Dikti Renbang Diklat membuka kesempatan bagi praktisi pendidikan, praktisi sosial dakwah, praktisi usaha, guru, karyawan, para pemangku kepentingan Al Azhar untuk memberikan sumbangan tulisan sebagai bentuk “best practice’ bagi YPI Al Azhar sehingga memiliki kemaslahatan bagi kelembagaan.
(hubungi kami ext : 252 atau email ke : dir.diklatbang@al-azhar.or.id)
